Spotkanie czy zabijanie czasu?

Według Słownika języka polskiego PWN spotkanie to umówione zejście się lub zjazd w celu zobaczenia się z kimś. Człowiek zasadniczo może obyć się bez spotykania innych ludzi. Przykładem są anachoreci, którzy w swoich eremitoriach żyli przez dziesiątki lat w ciszy i kontemplacji, odizolowani od otaczającego ich świata. Tak jednak mogli funkcjonować jedynie nieliczni, natomiast większość z nas żyje właściwie od spotkania do spotkania – o niezwykle bogatej palecie zachowań, w zależności od sytuacji.

Jeżeli chodzi o biznes, bez spotkania, a przynajmniej bezpośredniego kontaktu człowieka z człowiekiem praktycznie nie mógłby on funkcjonować. Bo jak można dokonać wymiany jednych wartości na inne, zamiany wytworzonych dóbr lub usług na inne towary, usługi lub pieniądze? Jak można zbudować zespół, w którym wymiana poglądów, wzajemna motywacja i dążenie do wspólnego celu jest źródłem sukcesu poszczególnych pracowników oraz całej firmy?

Spotkanie w tym sensie staje się kwintesencją działania biznesu, a biznes, jak wiadomo, dąży do osiągania jak najlepszych rezultatów. Zatem od samego spotkania oczekuje się, aby było efektywne. Jak więc nie marnować czasu, a jednocześnie zadbać o to, aby skutki spotkania również przekładały się na efektywność działań podejmowanych w wyniku poczynionych podczas niego ustaleń?

Poniżej przedstawię usystematyzowane i zebrane w kilku punktach kluczowe elementy i zasady, które, nawet jeśli nie gwarantują powodzenia, to przynajmniej pozwolą spojrzeć na spotkanie jako element prowadzący do porozumienia jego uczestników, wypracowania decyzji i wyznaczenia kierunków dalszych działań.

Przygotowanie spotkania obejmuje kilka istotnych spraw, takich jak określenie:

  • celu spotkania – czyli po co się spotykamy. Jest to swoisty motywator organizacji i silnik spotkania. Wskazuje sytuację, do jakiej dążymy, a której ośrodkiem jest samo spotkanie. Cel, bardzo często mylony z tematem spotkania, daje poczucie sprawczości i panowania nad tym, co podczas spotkania będzie realizowane;
  • tematu spotkania – czyli co podczas spotkania będzie realizowane czy wypracowywane. Jest katalizatorem działań podejmowanych po to, aby w następstwie spotkania możliwe było osiągnięcie jego celu;
  • ról – podział na role pozwala poszczególnym uczestnikom spotkania przygotować się do zadań, jakie czekają ich podczas spotkania, a także działań, jakie ewentualnie będą mieli podjąć po spotkaniu. Role, jakie najczęściej występują, to:
    • organizator, którego zadaniem jest przygotowanie spotkania, określenie jego celu, tematu, agendy i podziału zadań, 
    • prowadzący, inaczej moderator, który podczas spotkania będzie kierował jego pracami, przydzielał głos kolejnym uczestnikom, a także odpowiadał za sprawny jego przebieg. Moderator powinien w jak najmniejszym stopniu angażować się w prace spotkania, za to skupić na pełnym zrealizowaniu agendy w przewidzianym dla spotkania czasie; 
    • sekretarz, który będzie odpowiadał za notatki (tzw. minutki) z przebiegu spotkania, jeśli taka osoba nie została wcześniej ustalona, może być wskazana lub wybrana już w trakcie spotkania spośród uczestników; 
    • uczestnicy, a więc osoby pożądane na spotkaniu ze względu na jego cel i temat, a także posiadające odpowiednie kompetencje niezbędne do zrealizowania celu. Ich rolą jest skupienie się na pracy, jaka została przewidziana na czas spotkania, niezależenie od tego, czy będzie to dyskusja o planach i przyszłości firmy, czy też wypracowanie konkretnego rozwiązania w ramach realizowanego projektu. Dobrym zwyczajem byłoby zapraszanie uczestników przez organizatora oraz potwierdzanie przez nich udziału w spotkaniu;
  • agendy spotkania – jest to jeden z ważniejszychelementówprzygotowaniaspotkania, pozwala bowiem doprecyzować jego etapy, zakres oraz kolejność działań,jakie podejmowane będą podczas spotkania przez jego uczestników;
  • terminu i ram czasowych – określenie, kiedy i jak długo będzie trwało spotkanie oraz jego poszczególne etapy, wymaga oczywiście dobrego przemyślenia. Powinny być przy tym uwzględnione możliwości i priorytety jego wszystkich uczestników;
  • miejsca i materiałów – ma to znaczenie ze względu na komfort pracy, a także wyposażeniewnarzędzia,któreułatwiająkolejne działania podczas spotkania.

To, co się dzieje w trakcie spotkania, jest oczywiście istotne dla prowadzonych podczas niego dyskusji i prac. Kilka elementów ma jednak kluczowe znaczenie dla jego sprawnego przebiegu i osiągnięcia celu. Są to:

  • zasady i agenda spotkania – właściwie powinny być oczywiste, ale na początku spotkania moderator może o nich przypomnieć. Chodzi m.in. o:
    • używanie wyłącznie narządzi niezbędnych do sprawnej pracy podczas spotkania, a odłożenie telefonów i maili na czas po spotkaniu,
    • angażowanie się w spotkanie, a więc skupienie na zadaniach i działaniach, jakie zostały przewidziane na czas spotkania,
    • szacunek dla uczestników, a więc aktywne słuchanie, a także zabieranie głosu wówczas, gdy zostanie on przydzielony przez moderatora,
    • krótkie i treściwe wypowiadanie się na zadany temat,
    • przemyślane argumentowanie odnośnie do różnic w ocenie sytuacji czy poglądach na daną sprawę;
    • zaangażowanie uczestników w spotkanie w zależności od pełnionej w nim funkcji;
  • ustalenia i decyzje – powinny być odpowiedzią na cel spotkania. Moderator powinien się upewnić, że wszyscy uczestnicy akceptują wypracowane ustalenia oraz decyzje, a także że sekretarz właściwie zanotował wszystkie ustalenia oraz uwagi, aby mogły być one przekazane dalej osobom zainteresowanym.

Może się wydawać, że spotkanie powinno rozwiązać problematyczną kwestię. Nic bardziej mylnego. Po spotkaniu pozostaje jeszcze kilka spraw, które dopełniają jego prace, a także pozwalają wdrożyć ustalenia i podjęte podczas spotkania decyzje. Odpowiedzialni za te działania są:

  • sekretarz – po spotkaniu jego rolą jest opracowanie notatki zawierającej wnioski, zalecenia oraz decyzje, a następnie przekazanie jej uczestnikom spotkania oraz innym osobom, których te ustalenia dotyczą; 
  • organizator – może,anawetpowinienpodziękować uczestnikom za efektywną pracę podczas spotkania. Ze względu na stawiany cel jest przecież także osobą najbardziej zainteresowaną efektami spotkania. Do niego zazwyczaj należy też nadzór nad terminowym wykonaniem decyzji i wynikających z niej zadań. 

Planowanie i organizowanie, a także prowadzenie spotkań jest bardzo pożądaną, chociaż nie tak oczywistą umiejętnością. Pozwala jednak uchronić wszystkich przed marnowaniem czasu, a jednocześnie efektywnie omówić ważne kwestie i wypracować decyzje konieczne dla dalszych działań. Bo, jak powiedział kiedyś A. Einstein: znane są tysiące sposobów zabijania czasu, ale nikt nie wie, jak go wskrzesić.

_____________

Felieton ukazał się drukiem w Personel Plus 10(167)/2021, str. 48

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Google

Komentujesz korzystając z konta Google. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj /  Zmień )

Połączenie z %s