Rok 2020 upłynął pod znakiem pandemii wywołanej przez wirus SARS-CoV-2. Wydawało się, że w roku 2021 powrócimy do normalności znanej nam sprzed tego okresu. Tak się jednak nie stało.
W codziennym życiu nadal istnieją ograniczenia, wpływające na relacje społeczne oraz interakcje zawodowe, pracę firm, zespołów i pojedynczych osób. Wciąż w ogromnym stopniu jesteśmy od siebie odizolowani, często zamknięci w domach, które stały się naszym miejscem pracy. Doskwiera nam brak możliwości pochylenia się nad jakimś zagadnieniem przy tym samym stole, spotkań i wymiany poglądów, a nawet ploteczek podczas przerwy na kawę, wymiany szybkich uwag, uzyskania ad hoc odpowiedzi na pilne kwestie rzucone ponad biurkami do kolegów.
Pomimo użytkowania różnego rodzaju aplikacji do spotkań online coraz trudniejsza staje się komunikacja, a tym bardziej integracja zespołu pracowniczego. O ile jeszcze można założyć, że członkowie zespołu zgranego i dobrze znającego się przed pandemią będą w stanie w dużej mierze przenieść wypracowane wcześniej relacje na grunt komunikacji zdalnej, o tyle zintegrowanie zespołu, w którym dokonuje się jakaś zmiana, może okazać się procesem mocno skomplikowanym i ograniczonym. Nie chodzi oczywiście o zmiany kosmetyczne, związane bezpośrednio z koniecznością dostosowania się do nowych warunków pracy zdalnej. Większe wyzwania stawiają sytuacje związane na przykład z reorganizacją firmy w odpowiedzi na poważne zaburzenia rynku: nowi pracownicy dołączający do funkcjonującego wcześniej zespołu, przygotowanie nowych projektów, które mają być realizowane przez osoby właściwie wcześniej się nieznające.
I tutaj wkraczamy na obszar, który można określić jednym słowem – integracja. W tym przypadku powinniśmy ją rozumieć jako łączenie części w całość. Całość, która w odróżnieniu od poszczególnych części, ma swój zupełnie nowy cel. Jednak z punktu widzenia firmy trzeba wziąć pod uwagę, że integracja odbywa się tak naprawdę na wielu różnych płaszczyznach, z których wymienię tylko kilka najważniejszych.
Integracja organizacyjna
Rozproszenie organizacyjne zespołów, spowodowane dostosowaniem się do wymogów przepisów sanitarnych w czasie pandemii, a co najmniej troską o pracowników, związaną ze zmniejszeniem ryzyka zakażenia się przez nich wirusem w miejscu pracy i w drodze do pracy, stało się jednym z głównych czynników wpływających na zaburzenia w działaniu firmy oraz jej relacji z rynkiem.
Budowanie elastycznych organizacji, łatwo dostosowujących się do zmian rynkowych, od dawna było oczywistym elementem strategicznym wielu firm, chociaż osobiście uważam, że statystycznie stanowią one zdecydowaną mniejszość. Dopiero pandemia spowodowała, że jednym z kluczowych wyzwań stało się takie organizowanie pracy, aby z jednej strony utrzymać ciągłość działalności operacyjnej firmy, a z drugiej zapewnić pracownikom bezpieczeństwo oraz możliwość realizacji zadań i rozwoju zawodowego.
Integracja procesowa
W sytuacji pandemii, którą właściwie można określić jako kryzysową, najważniejszą kwestią staje się zapewnienie ciągłości działania firmy. Oznacza to, że realizacja wszelkich procesów dotyczących kluczowych obszarów biznesowych, tzw. core business, ale także procesów wspomagających, powinna bez większych perturbacji zostać przeniesiona na nowy grunt organizacyjny.
Niewątpliwie znacznie lepiej poradziły sobie firmy, które od dawna korzystają z nowoczesnych rozwiązań i systemów informatycznych wspierających zarządzanie firmą. Jednocześnie na znaczeniu zyskały – istniejące już wcześniej na rynku, ale dotychczas stosowane właściwie tylko przez większe międzynarodowe korporacje – wszelkiego rodzaju systemy do komunikacji grupowej i zarządzania projektami prowadzonymi przez rozproszone zespoły, a także systemy pozwalające zarządzać procesami biznesowymi.
Jest to niewątpliwie ogromna nowa wartość, która może być wykorzystana przez firmy w znacznie dłuższej perspektywie, nie tylko w okresie pandemii. Od wielu bowiem lat dążono do zastąpienia firmowych struktur silosowych strukturami procesowymi, które znacznie łatwiej dostosowują się do zmian w otoczeniu biznesowym firmy. Staje się to łatwiejsze dzięki cyfrowym rozwiązaniom umożliwiającym zdefiniowanie i opisanie procesów, wyodrębnienie ścieżek głównych i pomocniczych, zidentyfikowanie wąskich gardeł, a następnie optymalizację działania firmy.
Integracja zarządcza
Gdyby przyjrzeć się problemom, jakie niesie zarządzanie zespołem funkcjonującym w czasie pandemii, którego członkowie pracują, przynajmniej okresowo, w trybie home office, mogłoby się okazać, że dużym wyzwaniem jest przydzielanie zadań poszczególnym pracownikom, a następnie kontrola postępu ich realizacji. Oczywiście wspomniane wcześniej systemy wspierające procesy biznesowe i zarządzanie projektami pozwalają na takie prowadzenie zespołu, jednak nie można nie dostrzec, że mimo wszystko z punktu widzenia zarządzania są one jedynie narzędziem, a nie metodą.
Z pracą zdalną wiąże się jedno z poważniejszych ograniczeń, jakim jest brak codziennego kontaktu menedżera z pracownikami, pozwalającego m.in. na wsparcie realizacji zadań czy rozwiązywania problemów przez coaching czy mentoring. Przecież rolą lidera zespołu jest także dawanie przykładu i włączanie pracowników w kulturę organizacyjną firmy. Trudno również nie dostrzegać, że brak codziennego kontaktu menedżera z pracownikami nie służy szukaniu nowych pomysłów, kreatywności czy chociażby jakiejś racjonalizacji działań.
Odrębnym problemem jest ograniczona możliwość gaszenia konfliktów, jakie mogą pojawiać się w zespołach, spowodowanych chociażby napięciem związanym ze zdalną pracą, zbyt daleko idącym odhumanizowaniem relacji, sprowadzonych w dużym stopniu do wszelkiej maści komunikatorów i systemów informatycznych.
Integracja społeczna
Socjologia określa integrację społeczną jako proces włączania się jednostek do jakiejś społeczności. Społeczność firmowa jest oczywiście dość specyficzną grupą, którą łączą nie tyle jakieś cechy typu narodowość, pochodzenie, religia, ideologia czy poglądy, tylko wspólne miejsce pracy.
Jest to sytuacja o tyle bardziej skomplikowana, że zazwyczaj poszczególne osoby w zespole pracowniczym różnią się systemami wartości, mają odmienne cele i plany zarówno prywatne, jak i zawodowe, postawy, zachowania, kulturę i obycie, a także różne zainteresowania. Dlatego tak bardzo istotne jest zrozumienie tych różnic i indywidualnych cech każdego pracownika oraz znalezienie dla nich wspólnego mianownika.
Dopiero na bazie takiej wiedzy możliwe jest osiągnięcie w zespole akceptacji odmienności każdej z osób. Kolejnym krokiem jest zbudowanie porozumienia niwelującego ewentualne konflikty, rozwijanie wspólnej bazy wiedzy i logiki, a także włączenie w system wartości promowany przez firmę. Dlatego też wydaje się, że środowiska wielokulturowe międzynarodowych firm zdecydowanie lepiej mogły sobie poradzić z problemami, jakie przyniosło przeniesienie relacji w zespole na grunt komunikatorów internetowych.
Na zakończenie chciałbym zwrócić szczególną uwagę na dwie sprawy, które są ogromnie ważne dla powodzenia integracji – zaufanie i lojalność. Zaufanie i lojalność działają jednak w obie strony – inaczej pracownicy odpłacą pięknym za nadobne. Menedżerowie w trudnym czasie powinni jeszcze bardziej ufać swoim pracownikom, a jednocześnie tak budować relacje, aby wartości, którymi chcą łączyć pracowników z firmą, były rzeczywiste, a nie papierowe. ■
__________
Felieton ukazał się drukiem w Personel Plus 6(163)/2021, str. 38
Maciej 'Mac' Iwankiewicz 