Zwinnie, ale po ludzku

Podejście do zarządzania oparte na silosach dziedzinowych niestety wciąż jest szeroko stosowane przez większość firm. Nawet jeżeli jakaś część z nich próbuje wdrożyć podejście procesowe, wdrożenia takie – wbrew deklaracjom samych firm – najczęściej niestety nie przynoszą oczekiwanych rezultatów.

Mniej więcej co kilka lat zmienia się „moda” w dziedzinie zarządzania firmą i realizowanymi w niej projektami. Mamy więc podejście tradycyjne jak np. Prince2 czy PMI, w których znaczenie mają szczegółowe planowanie zasobów, zadań i kosztów w odniesieniu do celu stawianego projektowi. Mamy też podejście nietradycyjne, jak np. Agile czy Scrum, gdzie nacisk położony jest nie na planowanie, ale na podążanie za zmieniającymi się warunkami brzegowymi i potrzebami odbiorcy projektu. Nie mówiąc już o innych podejściach – może bliższych produkcji przemysłowej – jak Six Sigma, Lean Manufacturing, TQM, JIT itd.

Wybór metody nie jest łatwy. Na początek należy poważnie zastanowić się nad tym, jakie są potrzeby organizacji, a także jakie korzyści może przynieść wdrożenie w niej nowych innowacyjnych metod zarządzania. Jedno jest pewne – coraz szybciej zmieniająca się kultura techniczna powoduje, że firmy – właściwie niezależnie od branży – powinny wdrażać takie metody, które mogą zapewnić elastyczne dostosowywanie się do dynamicznie zmieniających się potrzeb rynku.

Jedną z takich filozofii zarządzania jest Agile (z ang. zwinny), od początku swojego powstania w 2001 roku stosowana w firmach sektora IT w obszarze zarządzania produkcją oprogramowania komputerowego. Manifest Agile (ang. Manifesto of Agile Software Development ¹) brzmi następująco:

– Ludzie i interakcje ponad procesami i narzędziami (Tworzenie oprogramowania odchodzi od stosowania procesów i narzędzi skupiając się na osobach oraz ich interakcji, dzięki czemu zespół pracuje nad problemami, a nie wyłącznie nad celami i techniczną stroną rozwiązania.)

– Działające oprogramowanie ponad obszerną dokumentacją (Dokumentacja jest zastępowana prototypami i wersjami roboczymi oprogramowania, przez co na każdym etapie produkcji istnieje możliwość efektywnego testowania jego poprawności oraz funkcjonalności.)

– Współpraca z klientem ponad negocjacje umów (Odejście od negocjacji umów oraz określania w nich warunków brzegowych rozwiązania na rzecz współpracy z klientami, umożliwiające lepsze poznanie ich potrzeb i oczekiwań, a tym samym przygotowania oprogramowania elastycznie dostosowującego się do ich biznesu.)

– Reagowanie na zmiany zamiast trzymanie się przyjętego planu (Wykonanie planu staje się zdecydowanie mniej istotne niż możliwości reagowania na zmiany wymagań, dając w efekcie elastyczność w dostosowywaniu do nich ostatecznego rozwiązania.)

Trzeba jednak podkreślić jedną ważną kwestię – Agile jest bardziej filozofią działania niż ograniczoną sztywnymi regułami metodyką. Nie da się jej tak po prostu wdrożyć w organizacji i oczekiwać natychmiastowych efektów. Intuicyjne podejście Agile zakłada (oczywiście w dużym uproszczeniu) trzy etapy realizacji działań:

– określenie punktu w jakim znajduje się rozwiązanie w stosunku do oczekiwanego celu;

– stworzenie małej części rozwiązania i dostosowanie go do określonych wcześniej wymagań;

– zweryfikowanie czy rozwiązanie spełnia oczekiwania i możliwe jest dalsze jego rozwijanie.

I od nowa cała sekwencja, iteracyjnie powtarzana aż do uzyskania efektywnego i satysfakcjonującego rozwiązania.

Sektor IT od wielu lat bardzo dynamicznie się rozwijał i jak można się domyślać, może mieć to związek właśnie z wieloma stworzonymi na jego potrzeby metodami zarządzania i produkcji. Można więc zadać pytanie: dlaczego inne branże nie mogłyby skorzystać z takich metod, czy i na ile da się zastosować tego rodzaju podejście do zarządzania różnymi obszarami w firmach, a nawet całymi firmami?

Według mnie podstawowym ograniczeniem jest fakt, że wielu menedżerów spodziewa się, że wprowadzenie Agile przyniesie na poziomie strategicznym niemal natychmiastowe podniesienie produktywności i efektywności pracowników, wzrost skuteczności w sprzedaży i zdobywaniu rynku. Tyle tylko, że z Agile tak nie działa. Agile oznacza wsparcie, a nie rozwiązanie – ułatwia przygotowanie oraz późniejsze modyfikowanie strategii biznesowej i marketingowej, dającej perspektywę rozwoju organizacji i ekspansji rynkowej, opartej o efektywnie przebudowaną kulturę organizacyjną firmy, a nie rozwiązuje problemy.

Model biznesowy oraz strategia są zasadniczo najtrwalszymi elementów organizacji. W różnych branżach cykl planowania zmian wynosi od kilku do kilkunastu lat, a w niektórych przypadkach nawet kilkadziesiąt. Wykorzystanie Agile do planowania strategicznego pozwala w świadomy sposób weryfikować jej słuszność – i dotyczy to praktycznie każdego obszaru działalności firmy.

Ale szczególną uwagę filozofii Agilepowinny poświęcić działy HR. Jednak nieco inaczej niż w całej organizacji, powinny stosować jej zasady, a proces wdrożenia prowadzić zgodnie z przyjętymi celami strategicznymi. Ich rolą jest bowiem ciągłe dbanie o usprawnianie funkcjonowania zespołów oraz różnorodne polityki zarządzania personelem m.in. w zakresie zatrudniania, projektowania celów, oceny pracowniczej, wynagradzania i premiowania. Dlatego też od działów HR można oczekiwać, że to one przede wszystkim będą wspierać procesy zmiany zarówno w kulturze organizacyjnej jak i w obszarach bezpośrednio związanych z budowaniem wartości biznesu.

Pracownicy, zgodnie z założeniami Agile, powinni być uczestnikami prowadzonej przez firmę działalności, a nie wykonawcami narzucanych z góry zadań. Wiele tu oczywiście zależy od menedżerów, a także bezpośrednich szefów zespołów. Ich rolą jest bowiem współuczestniczenie w działaniach, a nie bycie przełożonymi, gdyż tylko taki sposób pozwala budować otwarte i pozytywne relacje, a także wykorzystywać możliwości jakie niesie merytoryczny feedback.

Biorąc pod uwagę, jak wiele w dzisiejszych czasach zależy od sposobu funkcjonowania działów HR oraz ich wpływu na kształtowanie organizacji, koniecznie trzeba zwrócić uwagę na jeszcze jeden bardzo ważny aspekt – przejrzystość działania. Nie chodzi tutaj jednak o ujawnianie informacji, które często nawet z racji przepisów prawnych podlegają ochronie, ale uczciwość wobec pracowników, bez faworyzowania jakichkolwiek grup czy też pojedynczych pracowników i bez względu na ich wkład w działalność firmy lub zajmowaną pozycję.

Wdrażanie rozwiązań organizacyjnych opartych na filozofii Agilewymaga spokojnego i konsekwentnego działania – doskonalenia krok po kroku istniejących i dokładania kolejnych elementów, które ostatecznie jak puzzle stworzą całą układankę. Dlatego tak ważne jest dogłębne zastanowienie się, od jakiego elementu powinno się zacząć, a także jaki model docelowy chciałoby się osiągnąć, aby na końcu z satysfakcją móc powiedzieć, że organizacja jest zdolna nie tylko w „zwinny” sposób funkcjonować, ale także w oparciu o tę „zwinność” zmieniać się i doskonalić.

Żadna transformacja nie jest łatwa, szczególnie jeżeli jej celem jest proces szukania celu i zmienianie organizacji w zależności od zmieniających się potrzeb oraz zmian w otoczeniu. A jednak w tym przypadku warto spojrzeć na Agile jako jedną z ciekawszych dróg, pozostawiającą swobodę działania oraz doboru metod, szczególnie, że większość z podejmowanych działań oparta jest na zdroworozsądkowym podejściu oraz wartości jaką wnoszą do organizacji wszyscy jej pracownicy. MI

^1.Patrz: http://agilemanifesto.org, dostęp 12.08.2018

Reklama