Zgoda na zgodność (compliance inaczej)

Odnoszę wrażenie, że nieustannie pogrążamy się w kolejnych, coraz bardziej intensywnych próbach zapanowania nad światem oraz narzucaniu naturze własnych reguł. I jeszcze nie byłoby w tym nic złego, gdyby te reguły dawały nam przynajmniej nadzieję, że w ostatecznym rozrachunku świat stanie się lepszym miejscem do życia.

binding-contract-948442.jpg

Gdybyśmy nawet nie wiem jak bardzo zaklinali rzeczywistość, to nie jesteśmy w stanie zmienić odwiecznych praw rządzących naturą. Jednakże, wbrew powszechnemu mniemaniu, podstawowym prawem natury nie jest dominacja gatunków silniejszych nad słabszymi, ale dążenie do swoistej równowagi, zapewniającej przetrwanie wszystkim gatunkom w ich ekosystemie.

Od pojęcia ekosystemu nie można uciec rozpatrując również zagadnienia biznesowe. Świat produkcji i handlu również rządzi się określonymi regułami, wypracowanymi w postaci różnego rodzaju standardów lub narzuconymi przez polityków w postaci sformalizowanej, czyli przepisów prawnych. Problem pojawia się jednak wtedy, gdy tych przepisów jest zbyt wiele, przez co stają się bardzo skomplikowane, a nawet niespójne i nielogiczne.

Przyglądając się współczesnym przedsiębiorstwom i organizacjom, trudno jest oprzeć się wrażeniu, że w niektórych obszarach ich funkcjonowanie może być mocno zakłócone takim właśnie „chaosem” występującym w przepisach prawnych. I nie dotyczy to tylko i wyłącznie spraw prowadzonych przez zarządy firm, ale także tych, dotyczących codziennych zadań pracowników, w tym wszelkich relacji pomiędzy nimi a przedsiębiorstwem jako pracodawcą. Dodatkową kwestią, z jaką muszą mierzyć się firmy, są regulaminy, normy i standardy działania, porządkujące wewnętrzne procesy i procedury, a także dedykowane poprawie funkcjonowania organizacji. Już samo zapanowanie nad tymi wszystkimi, często mocno rozproszonymi źródłami reguł działania może być nie lada wyzwaniem. A co dopiero mówić o ich wdrożeniu oraz kontroli, czy wszystkie one są właściwie wypełniane. Niestety nie znajdzie się tutaj jakiejkolwiek ulgi, bowiem w myśl sentencji, wywodzącej się ze starożytnej kultury rzymskiej, „nieznajomość prawa nie jest usprawiedliwieniem” (łac. ignorantia legis non excusat).

Konieczny jest więc stały nadzór i monitoring zgodności działań przedsiębiorstwa z tymi wszystkimi przepisami prawnymi, regulaminami, standardami itd. Zadanie takie, szczególnie w większych firmach i korporacjach, jest najczęściej mocno rozproszone praktycznie pomiędzy wszystkie działy, chociaż zwyczajowo odpowiedzialność spoczywa w rękach zespołów prawno-administracyjnych. Na szczęście na pomoc przychodzą współczesne technologie informatyczne, pozwalające skutecznie gromadzić niezbędne regulacje, odpowiednio dedykować je do poszczególnych jednostek organizacyjnych, a następnie monitorować ich stosowanie za pomocą rozmaitych procedur i wskaźników. Osobiście jednak jestem zdania, że narzędzia informatyczne są jedynie „czubkiem góry lodowej” systemów wspierających zarządzanie tzw. compliancew firmach.

Należy bowiem zwrócić uwagę, że istotą zarządzania strukturami i procesami w firmach w sposób zgodny z tymi wszystkimi przepisami, jest ich znajomość (przynajmniej w zakresie obowiązującym daną osobę), jak również przyjęcie zasady, że każde działanie realizowane przez danego pracownika podlega swoistej bieżącej samokontroli, a następnie kontroli przez wyznaczony do tego dział lub konkretne osoby w filmie. Jednocześnie nie należy zapominać o fundamentalnych zasadach wynikających z uczciwości oraz poszanowania dla zasad etycznych i wartości, stanowiących fundamenty kulturowe danej organizacji.

Z ową kontrolą mamy jednakże taki problem, że nikt z nas tak naprawdę nie lubi być kontrolowany. Wyjściem z takiej sytuacji może być w tym przypadku świadome, a przede wszystkim konsekwentne wprowadzanie w firmie zasad, dzięki którym błędy i niedociągnięcia, o ile nie będą skutkować konsekwencjami prawnymi lub finansowymi, będą traktowane jako proces nauki lub zdobywanie doświadczenia przez pracowników (1). Wymaga to jednakże od menedżerów, a tym bardziej od ścisłych zarządów firm, że nie tylko sami będą stosować się do wszelkich zasad (czasem także niepisanych, zwyczajowych), łącząc swoje funkcje z cechami, dzięki którym mogą zasłużyć na miano lidera, ale będą też dawali przykład dbałości o wszelkie wartości etyczne, w szczególności takie jak uczciwość, rzetelność oraz okazywanie szacunku innym. Dopiero na takim fundamencie można pokusić się o zbudowanie kultury organizacyjnej, w której poszanowanie dla prawa oraz działania zgodne z regulacjami będą stanowiły o stabilności i bezpieczeństwie funkcjonowania firmy.

Compliance można więc uznać za ten element zarządzania ryzykiem w firmie, który ma również ścisły związek z obszarami leżącymi w gestii HR. Kwintesencja leży jednak nie tyle w użyciu i nazwaniu działań takim czy innym słowem, ale w rzeczywistym zapewnieniu zgodności z przepisami, normami oraz standardami. Możliwości jest tak naprawdę bardzo wiele, a wszystko zależy od dobrej woli i chęci zaangażowania się w działania na rzecz porządku formalno-prawnego. Jednym z ciekawszych wątków realizacji compliancew firmie, na który praca działu HR może mieć znaczący wpływ, może być wg mnie obszar zgłaszania nieprawidłowości. Niestety w naszej kulturze społecznej, historycznie przez ponad 200 lat kształtującej się w warunkach mocarstwowej okupacji państw ościennych, donoszenie jest traktowane z pogardą, a osoba donosiciela skazywana na ostracyzm. Czym innym jednak jest donosicielstwo, którego konsekwencje krzywdziły współobywatela naszego narodu, a czym innym zgłaszanie nieprawidłowości w imię dobra wspólnego interesu.

Oczywistym jest więc, że aby skutecznie wdrożyć compliancew firmie, muszą zostać spełnione różne warunki, jednakże wszystkie one sprowadzają się właściwie do jednej sprawy – odpowiedniej kultury organizacyjnej, opartej na nowych wartościach, których centralnym elementem będzie uczciwość i szacunek dla prawa oraz osób, których celem jest dbanie o firmę, jej bezpieczeństwo i sukcesy. Najbardziej istotną kwestią jest więc stworzenie takiego systemu, który umożliwi bezpieczne działanie każdej osobie zwracającej uwagę na nieprawidłowości. Jest to o tyle ważne, że w wielu przypadkach informacja taka może co najmniej zapobiec uchybieniom w jakimś obszarze działania firmy, w skrajnych przypadkach ratując firmę przed poważnymi konsekwencjami prawnymi lub finansowymi.

Mam dość dużo wątpliwości, czy, a przede wszystkim jak szybko uda się w naszym społeczeństwie wyplenić negatywny stosunek do osób, którym zależy na prawdzie i prawie, które działają zgodnie z zasadami etycznymi. Niestety wciąż dostrzega się sporą liczbę osób, którym wydaje się, że stoją ponad prawem i ponad normami społecznymi. Rozwiązaniem jest przeciwstawianie takim postawom uczciwości i rzetelności, wspieranie się w działaniach na rzecz poprawy relacji społecznych, odpowiedzialności za otoczenie w jakim funkcjonujemy – i to niezależnie od tego, czy mówimy o niewielkiej społeczności jaką tworzy załoga firmy, otoczeniu biznesowym i społecznym w jakim firma funkcjonuje, ale także o środowisku naturalnym nawet w skali globalnej.

Na koniec chciałbym się podzielić jeszcze jedną myślą, która być może ukierunkuje sposób naszego funkcjonowania na przekór tym, którym nie w smak jest, że staramy się dbać o wartości etyczne: nie możemy przejmować się tym jakie inni mają o nas zdanie, bo jaki mielibyśmy wówczas powód do posiadania własnego?! Ω

 

  1. Patrz: M.W. Iwankiewicz, Nicnierobienie, Personel Plus 3(124)/2018, s.48

 

Felieton ukazał się w Personel Plus 6(127)2018

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s